Ergens in een lade of op een gedeelde schijf ligt jullie rampenplan. Brand, water, defecte hardware, ransomware, een belboom, een uitwijkkantoor.

Zoek nu het hoofdstuk dat een eenvoudiger vraag beantwoordt: als de persoon met de wachtwoorden er niet is, wie kan er dan nog inloggen? In de meeste plannen bestaat dat hoofdstuk niet.

Een rampenplan dat brand, defecte hardware en ransomware dekt, waarbij toegang tot systemen ontbreekt in de lijst
Brand, hardware en ransomware staan erin. De vraag wie er nog kan inloggen meestal niet.

Dek de ramp die het vaakst echt gebeurt

Rampenplanning is ontstaan in een fysieke wereld, en dat zie je er nog altijd aan. De scenario’s zijn de dingen die je kan fotograferen:

  • Brand en water, beantwoord met een verzekering en een back-up buitenshuis.
  • Defecte hardware, beantwoord met reservetoestellen en een herstelprocedure.
  • Ransomware, beantwoord met back-ups waar je naar terug kan.

Allemaal reëel, allemaal de moeite, allemaal over spullen. Terwijl het falen dat een bedrijf het vaakst echt stillegt helemaal geen voorwerp is: het is een persoon die onbereikbaar is, en toegang die niemand anders heeft.

Een plan dat het gebouw dekt maar de login niet, heeft een gat in het midden. Je kan het uitwijkkantoor, de verzekering en de belboom hebben, en maandag toch geen factuur kunnen betalen.

Weet vandaag welke toegang je bedrijf morgen stillegt

Voor er sprake is van een tool: maak de inventaris. Het kost een namiddag en het is ongemakkelijk op een nuttige manier.

Zet de accounts op een rij waar het bedrijf niet zonder kan, en schrijf ernaast wie ze vandaag kan openen:

  • Bankieren en betaalproviders.
  • Domeinregistrar en DNS.
  • Cloud- en serverbeheeraccounts.
  • Loonverwerking en de verzekeraars.
  • Het back-upsysteem zelf, vaak de ergste van allemaal.

Elke regel met precies één naam is een single point of failure. De meeste bedrijven vinden er tussen de vijf en de tien.

Een plan dat actueel blijft in plaats van te verouderen in een lade

Geschreven plannen hebben een tweede probleem: ze verouderen. Het document vermeldt een account dat vorig jaar is gemigreerd en een persoon die in maart vertrok. Niemand herleest het, want herlezen is niemands taak.

Een Business Continuity-plan in Inheriti® Business is geen document óver toegang, het ís de toegang. Het is altijd gedeeld, toegewezen aan een team in plaats van aan een persoon, want het hele punt is dat de juiste groep erbij kan als één individu dat niet is. Wijzigingen in het team gelden meteen, zonder iets opnieuw te versleutelen, dus het plan is zo actueel als je ledenlijst.

Geef nu niets weg, en later is niets buiten bereik

Elk vertrouwd antwoord op dit probleem betekent dat je het geheim weggeeft voor je het wilde: een envelop bij de notaris, een kopie bij een partner, een verzegelde nota in een kluis. Alle drie zijn leesbaar zodra iemand ze opent, en geen van drie vertelt je dat het gebeurd is.

Hier wordt vooraf niets weggegeven. De inloggegevens blijven versleuteld en opgesplitst in shares, en ze openen vraagt nog altijd de goedkeuringen en de authenticatie die het plan eist. De nooduitgang is geen omweg rond je eigen regels.

Een toegangsaanvraag start een aftelling, de maker van het plan kan antwoorden om ze af te breken, en stilte laat de switch zijn poort passeren
De switch slaapt tot iemand toegang vraagt. Eén antwoord van de maker stopt hem.

Eén antwoord van jou stopt het, elke keer

Het wreedste probleem in continuïteitsplanning is het vrijgavemechanisme. Als het openen van het noodplan de handtekening van de baas vraagt, wat doe je dan als de baas het noodgeval ís?

De Dead Man Switch lost dat op, en hij werkt omgekeerd aan wat mensen verwachten. Hij heeft geen schema en geen hartslag. Hij slaapt tot iemand toegang vraagt tot het plan. Dan word jij, als maker van het plan, om een antwoord gevraagd, en één antwoord annuleert de aanvraag. Alleen stilte, zolang het plan aangeeft, laat de switch zijn poort passeren.

En het is een bijkomende poort, nooit een sluipweg: ook daarna vraagt het plan nog goedkeuring van moderatoren en authenticatie.

Het Dead Man Switch-tabblad van een continuity-plan, met per rij een type, een status, de ontvanger en een eigen aftelling
Elke switch toont wie er gevraagd wordt en hoelang het bedrijf wacht, vastgelegd in het plan zelf.

Wat Inheriti® Business hieraan doet, en waarom je ons nodig hebt

Een continuïteitsplan dat het gebouw dekt maar de login niet, heeft een gat in het midden. Brand, water en hardware hebben een antwoord. Het wachtwoord niet, want dat stond bewust nergens opgeschreven.

Inheriti® Business vult precies dat gat:

  • De inloggegevens zitten in het plan zelf, versleuteld in je browser en opgesplitst in shares, in plaats van erin beschreven te worden.
  • Het plan blijft actueel, want toegang volgt het teamlidmaatschap en een wijziging geldt meteen, zonder iets opnieuw te versleutelen.
  • Er wordt vooraf niets weggegeven. Geen envelop, geen verzegelde nota, geen kopie bij een familielid die leesbaar wordt zodra iemand ze opent.
  • De Dead Man Switch beantwoordt de wrede vraag: wat als de persoon die moet goedkeuren zelf het noodgeval is. Hij slaapt tot iemand toegang vraagt, en jouw antwoord annuleert hem.
  • Goedkeuring en authenticatie blijven gelden, dus de nooduitgang wordt nooit een omweg rond je eigen regels.

Daarom hoort dit naast de verzekeringspolis en niet in een map erover.

Van plan naar praktijk in één namiddag

De eerlijke prijs van het grootste gat in je rampenplan dichten, is een namiddag.

Maak de inventaris hierboven. Neem de accounts met één naam ernaast. Maak je organisatie aan, zet je teams op, en steek die inloggegevens in een Business Continuity-plan met de moderatoren en het antwoordvenster die bij jouw bedrijf passen.

Vanaf dat moment heeft “wie kan er nog inloggen?” een antwoord dat niet afhangt van één bereikbare persoon. Bekijk hoe Inheriti® Business werkt.