Eerlijk: heeft jouw bedrijf er een? Een spreadsheet met logins in kolom A en wachtwoorden in kolom B. Misschien heet hij passwords.xlsx. Misschien verstopt hij zich als “overzicht accounts” of “logins 2024 DEFINITIEF”.

Wachtwoorden in een spreadsheet bewaren overleeft elke veiligheidsbriefing om één reden: het is handig. Het is ook het nuttigste wat een indringer kan vinden. Niemand begint met het kraken van encryptie. Ze zoeken naar precies zo’n bestand.

Laat niets leesbaars achter voor een indringer

De spreadsheet is één lid van een familie. Hetzelfde voorwerp ligt overal in je bedrijf:

  • Het notitieboek in een lade met de belangrijke codes, offline bewaard “voor de veiligheid”.
  • Het overdrachtsdocument dat een vertrekkende collega schreef, met elke login die hij beheerde.
  • De notitie-app op een telefoon, met de bankcodes achter een viercijferige vergrendeling.
  • De mailconversatie waarin iemand drie jaar geleden inloggegevens stuurde, nog altijd in twee mailboxen en in elke back-up daarvan.
  • De verzegelde envelop in de kluis, de analoge versie van hetzelfde idee.

Elk daarvan is een leesbaar voorwerp: een object dat het geheim bevat, volledig leesbaar voor wie het in handen heeft. Het geheim bestaat als ding, en dingen worden meegenomen.

Met Inheriti® Business bestaat dat ding niet. Een inloggegeven wordt versleuteld in je eigen browser voor het ergens heen gaat, en daarna opgesplitst in shares die op zichzelf nutteloos zijn, verspreid over aparte storage layers. Sinds de uitbreiding van het protocol geldt dat ook voor bestanden en media, dus het contract en het gescande document zijn op dezelfde manier beschermd.

De indringer die je schijven doorzoekt op passwords.xlsx vindt niets, want er is niets.

Een spreadsheet met elke login, naast een plan waarin het geheim in de browser versleuteld en in shares over storage layers verdeeld wordt
Eén leesbaar voorwerp op één plek, of geen leesbaar voorwerp, nergens.

Stop met kopieën die je nooit kan tellen

Een leesbaar voorwerp leidt zijn eigen leven, en jij hebt daar geen zeggenschap over.

Het wordt gedownload naar een laptop om offline te werken. Gesynchroniseerd naar een privécloud. Meegestuurd in nog een mail. Elke kopie is een volledig duplicaat van al je sleutels, en je kan niet zeggen hoeveel er nu bestaan.

In Inheriti® Business staat het geheim helemaal niet in een document. Een lid met toegang opent het binnen de app, en zijn toegang wordt op dat moment getoetst aan zijn teamlidmaatschap. Waar het telt, kan je eisen dat andere leden eerst goedkeuren, en elke opening wordt geregistreerd, dus je weet hoe vaak het gebeurde en door wie.

Kom het te weten uit je audit trail, niet uit de schade

Dit is wat je het meest zou moeten verontrusten aan een bestand: als het lekt, weet je van niets. Een kopie maken zet geen alarm af. Het eerste signaal is meestal de schade, maanden later.

Elke aanvraag, goedkeuring, weigering en onthulling komt in de audit trail van je organisatie. Als een auditor, een klant of een incident vraagt wie wat wanneer opende, geef je het register in plaats van een gok.

Niets dat blijft werken nadat iemand vertrekt

Het bestand dat je in 2022 maakte, opent nog altijd alles wat sindsdien niet is gewijzigd. Oude kopieën in oude back-ups blijven jarenlang gevaarlijk, en wie ze ooit had, vergeet dat niet.

Wie een team verlaat, verliest zijn toegang met dat lidmaatschap. Zijn share-registraties worden ongeldig gemaakt, en het roteren van een geheim wist de oude ciphertext. Een achtergebleven share op een vertrokken laptop is inert: hij kan niet gemachtigd worden en hij wordt niet uitgeleverd.

Zelfs wij kunnen het niet openen, dus er is geen kluis om in te breken

De voor de hand liggende vraag: het bestand is weg uit mijn systemen, maar zijn de stukken niet gewoon naar die van jullie verhuisd?

Nee. De shares liggen zo verspreid dat geen enkele locatie genoeg heeft om iets te reconstrueren, en dat geldt ook voor ons. De organisation key die je plannen bewaakt, wordt in je browser afgeleid en bereikt onze servers nooit. Een geheim er weer uit krijgen vraagt verschillende dingen tegelijk: gemachtigd lid zijn van het juiste team op dat moment, de organisation key, de verspreide shares, en de goedkeuringen die je op het plan instelde. Dat is toegangsbeheer afgedwongen door cryptografie en beleid samen, geen nettere map voor je bestand.

De eerlijke vergelijking is niet “jouw bestand tegenover ons bestand”. Het is één leesbaar voorwerp op één plek tegenover geen leesbaar voorwerp, nergens.

Wat Inheriti® Business hieraan doet, en waarom je ons nodig hebt

Een spreadsheet is niet riskant omdat het een spreadsheet is. Hij is riskant omdat hij leesbaar is, en lezen laat niets achter.

Inheriti® Business haalt het leesbare voorwerp weg:

  • Het bestand houdt op te bestaan. Inloggegevens worden in je browser versleuteld en opgesplitst in shares over meerdere storage layers, zodat geen enkele plek genoeg vasthoudt.
  • Een inloggegeven gebruiken is niet langer het kopiëren. Toegang volgt het teamlidmaatschap en eindigt wanneer dat lidmaatschap eindigt.
  • Openen laat een spoor na. Aanvragen, goedkeuringen en onthullingen worden gelogd met de persoon, de rol en het tijdstip.
  • Een lek is niet langer stil. Je komt het te weten uit een register in plaats van uit de schade.
  • Een inbraak geeft stukken prijs, geen volledige lijst, want geen enkele locatie bevat een heel geheim.

De spreadsheet was nooit het probleem dat georganiseerd moest worden. Het was het probleem dat weg moest.

Ruim de spreadsheet deze week op

Een plan dat in een week past en niemand stoort.

Dag één, verzamelen. Doorzoek schijven en mailboxen op de voor de hand liggende kandidaten en vraag teamleiders waar “hun” lijst staat. Je audit niet, je verzamelt.

Dag twee, verhuizen. Zet de inhoud in protection plans in Inheriti® Business, geordend per team: financiële inloggegevens bij finance, infrastructuur bij IT. Stel per plan de goedkeuringen in die passen. Ging een lijst eerder rond, lees dan wat gedeelde wachtwoorden kosten en roteer de ergste.

Dag drie, verwijderen. De bestanden, de oude mailconversaties die je kan bereiken, de bladzijde in het notitieboek. Deze stap is de stap die telt: de verhuis is pas klaar als de leesbare kopieën weg zijn.

Vanaf dan is het eerste waar een indringer naar zoekt er simpelweg niet. Ontdek Inheriti® Business en maak van passwords.xlsx een bestand dat je bedrijf ooit had.